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Government

ABBYY optimiert das SharePoint-Potential der National Park Authority

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Mit Optical Character Recognition Software durchsuchbare Archive für relevante Dokumente erstellen

Hintergrund

Die Behörde der New Forest National Park Authority (NFNPA) wurde etabliert, um die natürliche Schönheit, die Tier- und Pflanzenwelt sowie das kulturelle Erbe des Nationalparks in Hampshire, England zu bewahren und zu fördern. Die Behörde ermöglicht es ihren Besuchern mehr über die besonderen Eigenschaften des Parks zu erfahren und diesen zur Erholung zu nutzen. Zudem unterstützt sie das soziale wie auch das wirtschaftliche Wohlergehen der innerhalb des Parks angesiedelten Gemeinden. Lange Zeit nutzte die NFNPA ausschließlich in ihrer Planungsabteilung ein Dokumenten - managementsystem (DMS) – für die übrigen Abteilungen der Behörde stand jedoch keine geeignete Lösung zur Erfassung und Archivierung von Dokumenten zur Verfügung. So wurde letztendlich entschieden, die gesamte Organisation mit einem System auszustatten, mit dem Dateien zukünftig digital gespeichert werden können, einfach durchsuchbar und damit unkompliziert abrufbar sind.

Lösung

Die ursprüngliche Strategie zielte darauf ab, das DMS der Planungsabteilung organisationsweit einzusetzen. Bei genauerer Überprüfung erwies sich das vorhandene System jedoch als zu unflexibel; zudem zog es einiges an Mehrkosten für jede erforderliche neue Änderung nach sich. Die NFNPA verwendete damals noch einen internen Netzwerkordner zur Ablage ihrer Dokumente. Doch das Durchsuchen der vielen einzelnen Ordner erwies sich als zu kompliziert und als immens zeitaufwändig. Daraufhin beschloss die NFNPA, dass die unternehmensweite Implementierung von Microsoft® SharePoint® die sinnvollste Lösung wäre, um das veraltete DMS zu ersetzen.

„SharePoint ist sehr kostengünstig und leicht anzupassen“, erklärt Paul Fleetwood, der ICT-Manager der NFNPA. „Unsere Organisation ist klein und wir arbeiten erfolgreicher, wenn wir selbst programmierte oder leicht anpassbare Produkte verwenden.“ Um Dokumente wie Briefe, Verträge, Zeugnisse oder Lieferscheine zu digitalisieren hatten die Mitarbeiter der NFNPA bisher die ‘Scan-to-PDF’-Funktion ihrer Kopiergeräte genutzt. Allerdings erzeugen diese Geräte reine Bild-PDF-Dateien in denen der Text nicht per Schlagwortsuche durchsuchbar ist. Die NFNPA war sich bewusst, dass sie ein Programm zur optischen Zeichenerkennung (OCR) benötigen würde, um diese Bilder in durchsuchbaren Text konvertieren und die Suchfunktionen von SharePoint bestmöglich einsetzen zu können.

Es wurden fünf unterschiedliche Produkte miteinander verglichen und auf ihr Kosten- Nutzen-Verhältnis hin untersucht. Besonderer Wert wurde gelegt auf die Fähigkeit zur Erstellung von PDF-Dateien, die auf angemessene Dateigrößen komprimiert werden können und daher nicht unnötig Speicherplatz wegnehmen. Status Computers, der Vertragshändler der NFNPA, empfahl ABBYY Recognition Server als bestmögliche Lösung, da dieses Produkt auf einer qualitativ hochwertigen, preisgekrönten OCR basiert, über die Fähigkeit verfügt, PDF Dateien auf kleinere Dateigrößen zu komprimieren, und zudem mit kostengünstigen Lizenzierungsmodellen angeboten wird. ABBYY Recognition Server ist eine robuste serverbasierte Lösung für OCR und zur Dokumenten - erfassung, mit der Organisationen effizient automatisierte Prozesse zur Konvertierung von Dokumenten in Papier- oder Bildform (z. B. PDF, JPEG, TIFF etc.) in durchsuchbare und wiederverwendbare elektronische Dateien (z. B. Word- oder Excel-Formate) aufsetzen können. Die leistungsstarke Technologie unterstützt das Scannen von Dokumenten, eine äußerst exakte Volltext-OCR und das Auslesen von Metadaten zur Bereitstellung von Inhalten, die für E-Archive, Enterprise-Content-Management (ECM), unternehmensübergreifende Suche und andere dokumentenbasierte Geschäftsprozesse geeignet sind. Die Lösung ist skalierbar, zuverlässig und schnell einsetzbar und stellt leistungsstarke OCR-Funktionen in Umgebungen zur Verfügung, in denen ein zentralisiertes Verarbeitungsmanagement und erhöhte Flexibilität bei der Integration von Drittanbieter-Anwendungen erforderlich sind.

Ergebnis

Mit der neuen Lösung nutzen die 75 Mitarbeiter der NFNPA nun einen Multifunktions - drucker um ein Dokument in einen überwachten Ordner zu scannen. Dort erfasst Recognition Server das Bild, konvertiert es in ein durchsuchbares PDF und exportiert es in eine SharePoint-Dokumentenbibliothek . Recognition Server wurde auch an Microsoft® Outlook® angebunden. Damit kann der Nutzer seine PDF-Dateien per E-Mail an Recognition Server senden und erhält sie konvertiert im Word-Format per E-Mail zurück. Die NFNPA-Mitarbeiter stufen Recognition Server als sehr nützlich ein, während sich die IT-Abteilung über die Fähigkeit begeistert, die Lösung individuell auf ihre Bedürfnisse hin anpassen zu können. Wir haben während der Versuchsphase ausgezeichneten Support von Status Computers und ABBYY erhalten, mit deren Hilfe wir die richtigen Einstellungen für unsere speziellen Anforderungen gefunden haben“, stellt Mr. Fleetwood abschließend fest. „Recognition Server ließ sich an einem einzigen Tag installieren, da es ein recht ‘benutzerfreundliches’ System ist. Unser IT-Team unterzog die vorhandenen Konfigurationen einer Prüfung und replizierte diese dann, um neue Workflows zu erstellen. Wir haben damit eine bedien - freundliche und kosteneffektive Möglichkeit gefunden unsere Dokumente zu archivieren und zukünftig unkompliziert durchsuchbar zu machen.“