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Food and Beverage | Accounts Payable Automation

世界トップレベルの食品飲料ブランドPepsiCoがABBYYのデータキャプチャを導入し請求書処理を自動化

食品および飲料 | 支払業務自動化

お客様の概要

氏名	PEPSICO
本社	米国ニューヨーク州
業界・業種	食品飲料業界
ウェブサイト	www.pepsico.com

チャレンジ

表示およびエラーが発生しやすい手動での請求書処理

解決策

ABBYY FlexiCapture

結果

エラー率の低下、処理時間の短縮、APスタッフの作業効率の向上

PepsiCo Imaging TechnologyはPepsiCoの世界規模の組織で扱う文書のイメージングと管理ソリューションを担当する会社です。しかし、最も大きいヨーロッパの4拠点はまだ請求書とクレジットメモデータをSAPに手入力していました。時間がかかりエラーを起こしやすい多大な労力を必要とする過程でした。これを軽減するために、PepsiCoはABBYY FlexiCaptureを使って請求書処理プロセスの自動化を達成しました。

「ABBYY導入以来PepsiCo本社からはほとんど質問がなく、それはシステムがスムーズに動いていて、問題なくうまくいっていることを物語っていました。」

-PepsiCo社プロジェクトコンサルタントCriteriaFirst社Russell Kent氏

世界的ブランドの紙文書処理をつかさどる

PepsiCoは200カ国以上の家庭から信頼され、毎日何百万人もの人が手にする食品飲料ブランドです。PepsiCoImaging Technologyは、そのPepsiCoの世界規模の組織で扱う文書のイメージングと管理ソリューションを担当する会社です。各地域にまたがる多数のグループ会社の文書管理を実現する為に、1989年に作られました。PepsiCoのプロジェクトマネージャーであるJordan Clevenger氏は「これは前向きな動きでした。我々は、カスタムメイドのイメージングとコンテンツ管理ソリューションを構築していました。20年ぐらいは他社の一歩先を行っていました。」と振り返ります。

しかしながら、昨今は、請求書やクレジットメモの手入力による費用やミスが課題となっていました。そこでPepsiCoは、「POWER.J というコードネームで、野心的なプロジェクトを始動しました。その内容は、最も大きいヨーロッパの4拠点（フランスの2拠点、ベルギーおよびオランダ拠点）の請求書処理の自動化でした。PepsiCo Imaging Technologyのイメージ部シニアマネージャーのJignesh Pate I氏は、「それまではすべて手作業で、ベルギーでは基本的なイメージキャプチャを使っていましたがデータキャプチャではありませんでした。」と言います。そのため、時間も費用もかかりミスを起こしやすい手作業でPepsiCoの SAPシステムにデータを入力する必要があったのです。これを軽減するために、PepsiCoは ABBYYFlexiCaptureを使って請求書処理のプロセスを自動化しようと考えました。

複数の国・言語に対応するソリューションを検討

Patel氏のチームは、複数言語と複数通貨、大量のバッチ処理と複雑なデータ項目に対応できる自動化されたキャプチャソリューションを構築することを任されました。ベンダー名と顧客名、付加価値税(VAT)、注文書、請求総額と請求項目もキャプチャする必要がありました。「これらのデータを手入力することはとにかく非効率でした。」とPatel氏は言います。「我々の使命はこのプロセスを合理化することでした。各拠点が請求書情報をキャプチャしてPepsiCoのERPシステムで確認することができるようにする必要がありました。そしてそれはSAPに統合されたソリューションが必要ということを意味していました。幸いにも我々は、以前関わったプロジェクトで自動フォームキャプチャソリューションABBYY FlexiCapture について知っていたので、今回のプロジェクトでも使えると思いました。」

その以前のプロジェクトというのは、Patel氏のチームがPepsiCoロシア拠点の請求書処理ワークフローを改善したものでした。それは複数の種類の文書およびビジネスプロセスや言語を含んでいる複雑なプロセスでした。「それらは単なる請求書ではありませんでした。」とPatel氏は振り返ります。「他のプロセスとも複雑に関連しており、キリル文字で作業する必要もありました。そこでFlexiCaptureを勧められ、我々はそれを、Image Visionという社内データリポジトリと業務処理ソリューションに使ってみました。Image VisionはキャプチャされたデータをXMLに変換してSAPバックエンドに送る役割でしたが、FlexiCapture はそのフローにスム―ズに統合して最初からうまくいきました。」

「処理時間を激減することができ、処理業務に携わる社員も組織のリーダーも満足しています。」

PepsiCo Imaging Technology イメージ部シニアマネージャーJignesh Patel氏

ABBYY FlexiCaptureで請求書処理の自動化

POWERプロジェクトを円滑に行うため、PepsiCoはABBYYのパートナー会社であり前述のロシアのプロジェクトでImaging Technologyに貢献したCriteria Firstの助けを借りることにしました。「我々は、複数の言語、通貨と税金の取り扱いに多大なる時間を費やしました。」とCriteria Firstのソリューション開発者Russell Kent氏は説明します。「POWER プロジェクトではPepsiCo西ヨーロッパグループとして知られるフランス、ベルギー、オランダならびにドイツ、イタリア、スイスの拠点でも使えるようにソフトウェアを構成しました。」

Patel氏によると、Criteria Firstの目下の目標は、主要な拠点のレビュー用にテストパイロットをつくることでした。「我々はユーザーと組織のリーダーの両方に満足してもらいたいと考えていました。」とPatel氏は説明します。「そして新しいソリューションをテストした時、これなら仕事量を減らすことができると全員同意しました。」

導入後、請求書処理のワークフローは可視化および自動化され、非常に費用効果は向上しました。そのソリューションはPepsiCoの北テキサスデータセンターにホストされ、ウェブ経由でリモートアクセスできます。これにより、システムの費用が拠点間で共有され、更にはPepsiCoの請求書処理業務を標準化することが可能になりました。

プロセスは、紙ベースの請求書が各拠点のスキャンステーション経由でスキャンされる所から始まります。請求書の言語は問いません。そして、POWERプロジェクトヘ送られ、正しい拠点を確認後、FlexiCaptureによって認識されます。そこから新しいデジタル文書とデータが、検証ステーションヘ送られます。検証後にPepsiCoのImage Visionシステムへ転送され承認されます。その後、そのデータはXMLファイル形式で、PepsiCoのSAP ERPソリューションヘエクスポートされます。

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ABBYY FlexiCaptureで請求書処理の自動化

結果

Patel氏は、この新しいソリューションは、作業時間を節約したと評します。それは FlexiCaptureの正確さが検証時間を最小限にしているからだと言います。「もちろん、我々は各インデックスを手作業で検証しますが、これは、明らかにおかしな文字を訂正するだけで、多くの時間はかかりません。このソリューションはとても正確に機能しています。」

FlexiCaptureの精度は重い作業負荷でも安定していることが検証されています。最初の3ヵ月で、POWERプロジェクトソリューションは、5つの言語が混合した21,000以上の文書と、約40,000ページある2,000のバッチを何の問題もなく処理しました。更に、Criteria FirstのKent氏によると「事実上、このソリューションはどのような仕事量でも対応できると思っています。導入以来、PepsiCoからの質問はほとんどなく、申し分なくうまくいっています。」

Patel氏は、「ABBYY導入の観点で、自分が関わるようなことは何もありませんでした。それはシステムがスム̶ズに動いていて、問題なくうまくいっていることを物語っていました。」と振り返ります。

今後の展望

Patel氏によると、PepsiCo Imaging TechnologyチームはFlexiCaptureを新たな方法で利用することに取り組んでいます。「我々は現在、グローバル規模での請求書処理ソリューションの構築に従事しています。請求書処理業務に関わるどのPepsiCo拠点にも利益をもたらす共通プロセスです。そしてそこにABBYYを統合する予定です。」

ABBYY FlexiCapture